E-Mail nach Microsoft 365, Applikationen bleiben: So funktioniert der hybride Domino-Betrieb

Warum ein Mittelständler E-Mail nach Microsoft 365 verlagert, aber sensible Domino-Anwendungen mit Dacher Systems & Bücker GmbH weiter sicher betreibt.

Viele mittelständische Unternehmen stehen aktuell vor einer ähnlichen Herausforderung: Einerseits möchte man die Chancen moderner Cloud-Services nutzen, andererseits müssen sensible Unternehmensdaten weiterhin sicher, DSGVO-konform und langfristig aufbewahrt werden. Genau vor dieser Situation stand ein deutscher Mittelständler mit rund 340 Anwendern, als sich der neue IT-Leiter für eine teilweise Migration seiner HCL Notes-Umgebung entschied.

Die Ausgangslage: Die Domino-Infrastruktur des Unternehmens war über Jahre hinweg vernachlässigt worden. Zum Zeitpunkt der Projektplanung lief die Umgebung noch auf HCL Domino 11, obwohl gerade Version 14 mit deutlich erweiterten Sicherheits- und Verschlüsselungsfeatures erschienen war. Für Commodity-E-Mail-Lösungen wählte man die logische Variante: Alle User sollte auf Microsoft 365 (Office 365) migriert werden, um den Standard-Mailbetrieb zu modernisieren.

Doch damit war das Problem nicht vollständig gelöst. Etwa 45 Mitarbeiter arbeiten täglich mit geschäftskritischen Notes-Datenbanken, die sich technisch und wirtschaftlich nicht sinnvoll in die Cloud verlagern lassen. Hier wären die Migrationskosten schlicht zu hoch gewesen, da die Applikationen tief in die interne Projektsteuerung eingebettet sind. Die Entscheidung fiel daher auf einen hybriden Ansatz: Commodity-E-Mail in die Microsoft-Cloud, sensible Notes-Applikationen bleiben weiter in der Domino-Welt.

Die Lizenz- und Compliance-Herausforderung

Der Teufel steckte im Detail. Zwar sollten nur noch diese 45 Power-User mit HCL Notes 14 weiterarbeiten, jedoch mussten auch die Mail-Altbestände der anderen 340 Benutzer DSGVO-konform archiviert werden. Nach geltendem Steuer- und Handelsrecht müssen viele Mailinhalte 7 bis 10 Jahre aufbewahrt werden – sicher, verschlüsselt und jederzeit abrufbar, falls es zu rechtlichen Prüfungen kommt.

Eine vollständige Migration dieser Alt-Mailfiles auf Microsoft 365 wäre unverhältnismäßig teuer gewesen, zudem hätte das neue Lizenzmodell die Betriebskosten unnötig in die Höhe getrieben. Die Lösung: Ein technisches und lizenzrechtliches Konzept, bei dem nur noch 45 CCB-Lizenzen (HCL Domino Complete Collaboration Business) aktiv genutzt werden. Die alten Maildaten sollten dagegen revisionssicher ausgelagert werden.

Das Projektteam: Dacher Systems & Bücker GmbH

Um diese Speziallösung umzusetzen, holte sich das Unternehmen zwei erfahrene Partner ins Boot:
Zum einen Dacher Systems GmbH, ein etabliertes IT-Systemhaus aus Berlin, das bereits seit dem Jahr 2000 Domino-Umgebungen betreut. Projektleiter Nicu Vonica und sein Team verfügen über langjährige Erfahrung im Hosting und Support von HCL Domino-Servern, insbesondere bei sensiblen Daten.
Zum anderen die Bücker GmbH, die seit 1998 zu den wenigen echten HCL Domino Lizenzspezialisten in Deutschland gehört. Das Team aus zertifizierten Domino-Administratoren und -Developern ist mehrfacher Lotus Award Finalist und bis heute als HCL Gold Reseller aktiv. Gemeinsam entwickelten die beiden Partner ein Modell, das sowohl technisch als auch lizenzrechtlich wasserdicht ist.

Die Lösung: Hybridbetrieb & DSGVO-konformes Hosting

Der erste Schritt bestand darin, die bisherige Domino-Umgebung schlank zu ziehen:

Es wurde ein neuer interner Domino-Server aufgesetzt, auf dem nur noch 45 aktive NAB-Einträge für die verbliebenen Notes-Power-User liegen.
Alle anderen Alt-Mailfiles wurden von Dacher Systems auf einen sicheren DSGVO-konformen Hosting-Server übertragen.
Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgt über dedizierte externe Nutzerkonten mit reinen Leserechten. So kann der Kunde im Bedarfsfall eine einzelne Mailfile-NSF jederzeit wiederherstellen lassen – was erfahrungsgemäß selten nötig ist.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Sichere Aufbewahrung: Dacher Systems garantiert über mindestens 7 bis 10 Jahre ein rechtssicheres Hosting mit Backups, aktuellem Patchstand und stark verschlüsselter Speicherung.
Kein internes Know-how nötig: Das Unternehmen muss weder Hardware noch Fachkräfte vorhalten, um die Archivierung selbst zu stemmen.
Kosteneffizienz: Durch den Lizenzwechsel auf nur noch 45 CCB-Lizenzen sinken die laufenden Lizenzkosten erheblich.

So funktioniert der Betrieb in der Praxis

Die 45 verbliebenen Notes-Anwender können weiterhin wie gewohnt mit ihren kritischen Domino-Applikationen arbeiten. Damit die interne IT nicht überlastet wird, übernimmt die Bücker GmbH über einen Advanced SLA den 2nd-Level-Support für alle Notes-Fragen. Dazu gehört auch das Monitoring der Domino-Umgebung, regelmäßige Updates, Patches und Anpassungen. Das Entwicklerteam der Bücker GmbH steht außerdem bereit, wenn an den Applikationen künftig etwas verändert werden muss.

Die Archivierung der Alt-Daten ist dabei klar geregelt: Dacher Systems stellt sicher, dass alle Mailfiles jederzeit abrufbar bleiben, ohne dass die Produktivumgebung davon berührt wird. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten datenschutzkonform gelöscht.

Erfolgreiches Teamwork mit klarem Mehrwert

Dieses Projekt zeigt beispielhaft, wie Dacher Systems GmbH und die Bücker GmbH gemeinsam ihre jeweilige Expertise einbringen:

Dacher Systems kümmert sich um das Hosting, die DSGVO-konforme Archivierung und den technischen Betrieb des Archivservers (Mehr zu unserem Domino Hosting)
Die Bücker GmbH sichert mit ihrem SLA-Paket die Produktivumgebung ab und steht dem Kunden als lizenzrechtlicher Ansprechpartner zur Seite (Mehr zu unseren Domino SLA-Leveln).

Mit dieser Kombination kann sich der Mittelständler jetzt wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren – ohne die Sorge um alte Daten oder neue Lizenzprobleme. Das Ergebnis: mehr Rechtssicherheit, niedrigere Kosten und ein zuverlässiger Betrieb für die 45 Anwender, die weiterhin auf Notes und Domino angewiesen sind.

FAQ

Warum sollte man Domino-Altmail nicht in Microsoft 365 migrieren?

Die Migration von sehr großen oder komplexen Domino-Mailarchiven in Microsoft 365 kann hohe Kosten verursachen. Zudem müssen viele Daten aus steuerlichen Gründen über Jahre revisionssicher gespeichert werden. Ein DSGVO-konformes Hosting bei einem Partner wie Dacher Systems GmbH spart Lizenzkosten und Aufwand – und hält die Daten sicher auf einem aktuellen Domino-Server.
Wie wird der Zugriff auf archivierte Maildaten geregelt?

Die alten Maildaten liegen auf einem sicheren Hosting-Server von Dacher Systems, werden regelmäßig gesichert und aktuell gehalten. Kunden erhalten bei Bedarf über externe User-Zugänge mit Leserechten Zugriff auf einzelne Mailfiles. So bleiben die Daten geschützt und trotzdem jederzeit abrufbar.
Was sind die Vorteile von hybriden IT-Umgebungen mit Domino und Microsoft 365?

Hybride Modelle kombinieren das Beste aus beiden Welten: Commodity-E-Mails laufen kosteneffizient in der Microsoft-Cloud, während kritische Notes-Applikationen mit sensiblen Daten sicher On-Premises oder im deutschen Rechenzentrum weiterbetrieben werden. Das reduziert Betriebskosten und erfüllt Compliance-Anforderungen.
Wer unterstützt bei Lizenzfragen, wenn nur ein Teil der User auf Domino bleibt?

Die Bücker GmbH ist seit 1998 auf HCL Domino Lizenzierung spezialisiert und HCL Gold Reseller. Gemeinsam mit Dacher Systems werden für jeden Use Case individuelle Lizenzmodelle geprüft, z. B. Umstellung auf CCB-Lizenzen nur für die Power-User.
Wie sieht die langfristige Betreuung der Domino-Umgebung aus?

Die Bücker GmbH stellt über ein passendes SLA sicher, dass die restlichen Domino-User optimal unterstützt werden – inklusive 2nd-Level-Support, Monitoring, Updates und Anpassungen. So spart das Unternehmen interne Ressourcen und bleibt technisch immer auf dem neuesten Stand. Mehr zu den SLA-Leveln der Bücker GmbH